Mitra como Responsable del Tratamiento — datos del Administrador y demás usuarios operativos de la plataforma
1. Identificación del Responsable
OmniTech Software S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 901.821.996-1, con domicilio en Carrera 70 No. 7 B - 24, Ap. 201, Bogotá D.C., operadora de la plataforma Mitra.
Canal de atención en materia de datos personales: correo electrónico privacidad@mitra.com.co.
Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos (art. 13 num. 4 Decreto 1377/2013): el Administrador de la plataforma designa esta función internamente; mientras Mitra no tenga un área dedicada, la asume directamente el equipo fundador de OmniTech a través del canal anterior.
2. Datos personales tratados
Nombre, tipo y número de documento de identidad, cargo, correo electrónico, teléfono, credenciales de acceso y registros de uso de la plataforma (fecha, hora, dirección IP y versión de los documentos aceptados) de:
- Administradores de copropiedades que operan una cuenta de Mitra.
- Miembros del consejo de administración, del comité de convivencia, vigilantes y demás usuarios operativos que accedan a la plataforma en ejercicio de un rol dentro de un conjunto.
Ninguno de estos datos es, por su naturaleza, un dato sensible en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.
3. Finalidades del tratamiento
Mitra trata estos datos personales para:
- Crear, verificar y gestionar la cuenta del conjunto y de sus usuarios operativos.
- Autenticar el acceso a la plataforma (incluyendo el envío de códigos de verificación por SMS o correo).
- Prestar, facturar y dar soporte al servicio contratado.
- Cumplir obligaciones legales, contables y regulatorias de OmniTech como operador de la plataforma.
- Comunicar novedades operativas del servicio (mantenimientos, cambios de funcionalidad, avisos de seguridad).
- Operar una identidad única del titular a través de los distintos roles y conjuntos en los que participe (por ejemplo, la misma persona como residente en un conjunto y miembro del comité de convivencia o administradora en otro), reutilizando su perfil ya registrado y evitando duplicar la captura de datos ya autorizados. Esta finalidad cubre expresamente el mecanismo de identidad cross-rol de la plataforma.
- Conservar evidencia de las autorizaciones y aceptaciones de términos, política y acuerdos, para efectos probatorios frente al Titular y frente a la Superintendencia de Industria y Comercio.
Mitra no usará estos datos para finalidades comerciales o publicitarias distintas a las aquí descritas sin obtener una autorización adicional y específica del Titular.
4. Derechos del Titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos, previa solicitud.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlo.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
5. Procedimiento para ejercer los derechos
El Titular puede consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos, o revocar su autorización, escribiendo a privacidad@mitra.com.co, identificándose plenamente. Las consultas se resuelven en el término de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012; si no es posible cumplir el término, se informará al Titular el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá.
6. Transferencia y transmisión internacional
Los datos pueden alojarse en servidores de Google LLC / Firebase ubicados en Estados Unidos. Este tratamiento se ampara en el contrato de servicios que OmniTech suscribe con su proveedor de infraestructura (régimen de transmisión internacional del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013) y, de forma complementaria, en que Estados Unidos figura en el listado de países con nivel adecuado de protección del Título V de la Circular Única de la SIC, actualizado por la Circular Externa 001 de 2026 (numeral 3.2). El envío de códigos de verificación por SMS puede transitar adicionalmente por proveedores de telecomunicaciones de Google en distintas jurisdicciones, bajo el mismo respaldo contractual.
7. Vigencia
Esta política rige desde su publicación en https://mitra.com.co/legal/politica-tratamiento-datos y permanecerá vigente mientras Mitra preste el servicio. Los datos del Administrador y de los usuarios operativos que Mitra trata como Responsable se conservan mientras la cuenta del conjunto esté activa. Tras la terminación de la cuenta, los datos de identificación y operativos se conservan por una ventana de gracia de noventa (90) días calendario —para cierre, facturación o reclamos— y, vencida esta, se suprimen o anonimizan. La evidencia de autorizaciones y la bitácora de auditoría se conservan por diez (10) años, conforme al artículo 60 del Código de Comercio, aplicado por analogía. Lo anterior salvo que una obligación legal exija un plazo distinto.